مالكو الشركات ومدراء الموارد البشرية الذين يحتفظون بعقود الموظفين ووثائق الموارد البشرية
كيفية استخدام ملفات الموظفين والصور ومراجعة الوثائق في وثيقة
ملفات الموظفين وحدة اختيارية. يفعّلها مالك الشركة من الإعدادات، ثم تستطيع الموارد البشرية إضافة صورة شخصية ووثائق (عقد، خطاب عرض، خطاب توظيف، شهادة، مؤهل، اتفاقية سرية، أو أخرى) لكل موظف، وتحديد تواريخ الانتهاء، وقبول كل ملف أو رفضه. يُفحص كل ملف من البرمجيات الخبيثة قبل أن يتمكن أي شخص من فتحه، وتُخزَّن الملفات مشفّرة في حاوية خاصة مع وصول حسب الدور فقط.
الخطوات
-
المالك: فعّل الوحدة
يفتح مالك الشركة الإعدادات ويجد ملفات الموظفين ويفعّلها. هي متاحة في الباقة التجريبية وباقتي Starter وGrowth. المالك وحده يستطيع تغيير هذه الخيارات، ومنها السماح للموظفين برفع وثائقهم وتحديد المدراء الذين يحصلون على الوصول.
-
افتح تبويب الملفات للموظف
اذهب إلى الموظفين، اختر موظفاً، وافتح تبويب الملفات.
-
ارفع صورة شخصية أو وثيقة
ارفع صورة شخصية، أو اختر رفع وثيقة وحدّد نوعها (عقد، خطاب عرض، خطاب توظيف، شهادة، مؤهل، اتفاقية سرية أو أخرى) ثم اختر ملف PDF أو JPEG أو PNG. يظهر الملف بحالة الانتظار أو الفحص حتى ينتهي فحص البرمجيات الخبيثة؛ ولا يمكن فتحه قبل ذلك، ويُحظر أي ملف لا يجتاز الفحص.
-
حدّد تاريخ الانتهاء
أضف تاريخ انتهاء اختيارياً عند الرفع، أو استخدم تغيير تاريخ الانتهاء لاحقاً. يعرض وثيقة إن كان الملف ساري المفعول أو قارب على الانتهاء أو منتهياً، ويرسل تنبيهات الانتهاء إن أبقاها المالك مفعّلة.
-
راجع كل ملف
يستطيع المراجع المخوَّل قبول الوثيقة، أو رفضها مع ذكر سبب إلزامي. تبدأ الملفات الجديدة بحالة بانتظار المراجعة.
-
استبدل أو أرشف أو احذف
استبدل الملف بنسخة جديدة، أو أرشفه لإخفائه مع الاحتفاظ بالسجل، أو احذفه نهائياً.
الأسئلة الشائعة
من يستطيع رؤية ملفات الموظفين؟
كيف تُحمى الملفات؟
هل يتغير شيء في الملفات التي أرفعها؟
هل أستطيع رفع جوازات السفر أو الهويات أو التأشيرات هنا؟
ماذا يحدث إذا أوقفت الوحدة؟
هل ما زلت بحاجة للمساعدة؟
تواصل مع صاحب الحساب أو المدير لديك، أو تواصل مع فريق الدعم من داخل التطبيق.
إنشاء حساب مجاني